فن إدارة الاجتماعيات | مجلة المجتمع

العنوان فن إدارة الاجتماعيات

تاريخ النشر الثلاثاء 27-أبريل-1993

مشاهدات 31

نشر في الصفحة 44

تحميل مشاهدة

الاجتماع: هو لقاء يتم بين مجموعة من الأفراد بهدف تطوير المؤسسة وتبادل وجهات النظر. والاجتماع الناجح يتطلب في العادة تنظيمًا واستعدادًا حسنًا.

مرحلة ما قبل الاجتماع (الإعداد للاجتماع)

الهدف: يجب أولًا وقبل أي شيء للاجتماع أن يكون هناك إجابة واضحة محددة لهذا السؤال: «ما الذي أريد تحقيقه من وراء هذا الاجتماع؟!» ويجب أن تكون الإجابة ليس فقط ما يريد تحقيقه رئيس الجلسة بل يجب أن يشترك الأعضاء في هذه الإجابة.
جدول الأعمال: إن حضور الاجتماع بوجود جدول أعمال يعطي قوة لهذا الاجتماع، وعادة يضع جدول الأعمال رئيس الجلسة بالتنسيق مع الأعضاء، وينهى عادة بفقرة «ما يستجد من أعمال» التي تعطي فرصة لأي موضوع جديد يود أحد الأفراد طرحه في الاجتماع.
الزمان والمكان: يتم تحديد الزمان والمكان المحدد للاجتماع بالتشاور مع المجموعة على أن يكون الوقت ملائمًا للجميع وأن يكون موقع الاجتماع كذلك.
إعداد المكان: طاولة اجتماعات وكراسي، أوراق، أقلام، التكييف أو التدفئة، شاي، قهوة، مأكولات، وسائل إيضاح (سبورة، جهاز العرض العلوي... إلخ).
توزيع أوراق العمل: توزع المقترحات وأوراق العمل المقدمة من الأعضاء قبل الاجتماع بفترة كافية حتى يتمكن المشاركون من قراءة المواضيع ومن ثم التعليق عليها، وهذا الإجراء سيوفر في وقت الاجتماع مع الحرص في البداية على قراءة الأدعية المأثورة والآيات القرآنية والأحاديث النبوية التي توضح هذا الهدف، كما تحتاج في البداية أن تعرف حماس المجتمعين لأهمية هذا الهدف حتى يشارك الكل بكل تعاون وحماس منذ البداية.

أثناء المناقشة

يجب أن تبذل جهدًا لجعل الأفراد المشاركين في الاجتماع يشتركون اشتراكًا فعالًا منذ البداية، ويكون ذلك من خلال:

1. التشجيع المستمر للجميع من خلال كلمات الإطراء والاستحسان كقولك «هذا رأي جيد» «جزاك الله خيرًا على هذا الاقتراح» أو من خلال الإيحاء كالابتسامة أو هز الرأس معبرًا عن شعورك الداخلي بالفرح.

2. حاول إثراء النقاش من خلال طلبك الموجه للمشاركين: «ما رأيكم فيما يقوله أحمد؟ هل هناك من يعترض على الورقة المقدمة؟».

3. شجع الآخرين في التعبير عن آرائهم من خلال إعطاء الوقت الكافي لشرح الفكرة الجديدة أو من خلال مساعدتك لصاحب الفكرة بشرح فكرته شرحًا وافيًا.. إنك بذلك تجعل المتحدث يشعر بالزهو والابتهاج ويجدد ثقته بنفسه.

4. لا تعط حكمًا بالتأييد أو المعارضة للفكرة المطروحة قبل طرحها للنقاش، بل أخر ذلك بعد أن تتم المناقشة فيها من قبل الحضور.

5. لا تسخر من آراء الآخرين أو تسمح بذلك من أحد الأعضاء.

6. دون محضر الجلسة: خصص للاجتماع من يقوم بتدوين محضر الجلسة والذي هو في العادة «المقرر» أو «أمين السر».

7. شجع اختلاف وجهات النظر: من المستحب دائمًا أن تتباين الآراء وإلا أصبحت الاجتماعات مملة.

8. استخدام وسيلة إيضاح: عرض المقترح باستخدام وسيلة الإيضاح يساعد كثيرًا في توضيح الفكرة.

9. قاطع.. إن استدعى الأمر: إذا انحرف العضو في أمور جانبية بعيدة عن الموضوع، ينبغي أن يذكر رئيس الجلسة وبأسلوب مهذب غير مثير أنه ينبغي أن نرجع إلى الموضوع.

10. الخير كله في الشورى: ليكن القرار جماعيًا حتى تصيبه البركة.

11. قبل نهاية الاجتماع اشكر الحضور على حسن مشاركتهم، وليتم الاتفاق حول مكان وزمن الجلسة القادمة.

12. اختتم بالوقت المحدد: فليكن هناك زمن معين للمناقشة، ولتضع خطتك بحيث تتوقف قبل نهاية المدة بدقيقة أو بدقيقتين.

مرحلة ما بعد الاجتماع

كتابة المحضر: يقوم أمين السر أو المقرر بكتابة محضر الاجتماع، وعادة ما يتم التصديق عليه في الاجتماع المقبل.

المتابعة: تلخيص النقاط على ورقة ترفق مع المحضر تشتمل على: القرار، الجهة المكلفة بالتنفيذ، التاريخ المتوقع للتنفيذ.

اقرأ أيضًا:

المتطلبات القيادية في إدارة المؤسسة

الرابط المختصر :

موضوعات متعلقة