العنوان الجمعية سايرت التميز في العمل الخيري الكويتي بجوانبه المختلفة
الكاتب مجلة المجتمع
تاريخ النشر الجمعة 01-نوفمبر-2019
مشاهدات 67
نشر في العدد 2137
نشر في الصفحة 12
الجمعة 01-نوفمبر-2019
الكويت
رئيس وحدة الجودة والتقييم بجمعية الرحمة العالمية م. أحمد اللوغاني:
الجمعية سايرت التميز في العمل الخيري الكويتي بجوانبه المختلفة
سمو الأمير يحرص بصفة شخصية على أعمال الخير التي امتدت إلى معظم أرجاء الأرض
لدينا أول موقع خيري بالكويت وخدمة «حسابي الخيري» التي حصلت على جائزة الشيخ سالم العلي المعلوماتية
حصول الرحمة العالمية على شهادة «آيزو» جاء في إطار التزامها بالتحسين المستمر
أنجزنا الدليل الشامل للإجراءات التشغيلية الذي يتضمن 42 إجراء تشغيلياً لتنظيم العمل
خاص – «المجتمع»:
أكد رئيس وحدة الجودة والتقييم بجمعية الرحمة العالمية، م. أحمد اللوغاني، أن الكويت استطاعت أن تتقلد مكانة مرموقة في مجال العمل الخيري على مستوى العالم؛ فكان لزاماً على الجمعيات الخيرية والإنسانية الكويتية أن تساير هذا التميز، مبيناً أن عناصر التميز لدى جمعية الرحمة العالمية متعددة؛ سواء كانت في الجانب الإداري أو المالي، أو الإلكتروني، أو التسويق الإلكتروني، أو مجال التنمية والإغاثة.
وأضاف اللوغاني، في حوار مع «المجتمع»: حصول جمعية الرحمة العالمية على العديد من الجوائز، منها شهادة «آيزو» من خلال شركة «إس جي إس» (SGS) السويسرية المتخصصة في خدمات التدقيق، وتم منحها شهادات المطابقة للمعايير الدولية، وجاء ذلك كجزء من التزام جمعية الرحمة العالمية بالتحسين المستمر في الإدارة وأمن معلومات المتبرعين.
تميُّز العمل الخيري والإنساني بالكويت نتيجة حتمية لتميز المؤسسات الخيرية والإنسانية، نريد أن نتعرف على أهم ما يميز جمعية الرحمة العالمية؟
- استطاعت الكويت أن تتقلد مكانة مرموقة في مجال العمل الخيري على مستوى العالم، حتى استحقت تكريماً دولياً خاصاً من قبل هيئة الأمم المتحدة بتسميتها «مركزاً للعمل الإنساني»، وإطلاق لقب «قائد العمل الإنساني» على سمو أمير البلاد الشيخ صباح الأحمد، حفظه الله، كما أن سمو الأمير يحرص بصفة شخصية على أعمال الخير التي امتدت إلى معظم أرجاء الأرض، إضافة إلى الجهود الإنسانية التي تنظمها حكومة الكويت، فضلاً عن مشاريع الجمعيات الخيرية الأهلية التي تستهدف أنحاء مختلفة من العالم؛ بهدف مساعدة المحتاجين والمنكوبين.
وحينما تميزت دولة الكويت في هذا المجال كان لزاماً على الجمعيات الخيرية والإنسانية أن تساير هذا التميز؛ فحصلت جمعية الرحمة العالمية على العديد من الجوائز، منها شهادة “آيزو” من خلال شركة “إس جي إس” (SGS) السويسرية والمتخصصة في خدمات التدقيق، وتم منحها شهادات المطابقة للمعايير الدولية، وجاء ذلك كجزء من التزام جمعية الرحمة العالمية بالتحسين المستمر في الإدارة وأمن معلومات المتبرعين، وجائزة الشفافية والمعلوماتية.. وغيرها من الجوائز.
ما العناصر التي تميزت فيها؟
- هناك العديد من عناصر التميز لدى جمعية الرحمة العالمية، سواء كانت في الجانب الإداري أو المالي، أو الإلكتروني، أو التسويق الإلكتروني، أو مجال التنمية والإغاثة، كما أنها مؤسسة عريقة تعمل منذ أكثر من 37 عاماً، فمن ناحية الجانب الإداري فالرحمة العالمية لديها خطط إستراتيجية، ولديها هيكل وظيفي، إضافة إلى اللوائح والأنظمة، فهناك لائحة لشؤون العاملين، وللموظف المثالي، وللتوصيف الوظيفي، وللشؤون المالية، وللمشتريات، وضوابط الصرف المالي وسياسات وضوابط التبرع، وسياسات إعلامية، ودليل للتصوير الخيري، وسياسات لاستخدام شبكات الواصل الاجتماعي.
أما من ناحية الإدارة المالية، فهناك تقارير مالية دورية ربع سنوية وسنوية، وإدارة مالية مركزية للإشراف على التحويلات المالية، ونظام آلي لإتمام جميع العمليات المالية، ومدقق مالي داخلي على جميع العمليات، ومدقق مالي خارجي؛ وهو مكتب العيبان والعصيمي وشركاؤهم “أرنست وينج”، وهو مكتب يقدم تقريراً سنوياً للوزارات المعنية.
أما الجانب الإلكتروني، فلدينا أول موقع خيري في الكويت يجمع التبرعات “أون لاين”، ولدينا نظام داخلي (cwms)، ولدينا خدمة "حسابي الخيري" التي حصلت على جائزة الشيخ سالم العلي المعلوماتية، وخدمة "بريد الخير"؛ وهي خدمة إلكترونية مميزة تهدف إلى ضمان وصول المراسلات الورقية الخاصة بالمتبرع، وتعتمد على تسجيل البيانات الجيوغرافية الخاصة بموقع تسليم المراسلة مع مستلم المراسلة والتاريخ لحظياً عن طريق تطبيق للهواتف الذكية، وهذه الخدمة حصلت على أفضل مبادرة إلكترونية من مملكة البحرين عام 2016م، بالإضافة إلى أن هناك العديد من الخدمات الإلكترونية الأخرى، منها: مركز المعلومات والإحصاء، وخدمة البث الخيري، وخدمة تقريري "أون لاين"، وخدمة مؤشرات الأداء، وبوابة المكاتب الخارجية، ومركز خدمة المتبرعين.
أما عن التسويق الإلكتروني، فهناك التواصل الاجتماعي، والتحليل الرقمي، والتسويق عبر البريد الإلكتروني ومحركات البحث، والإعلان الرقمي، والتسويق بالمحتوى.
هل تمتلك جمعية الرحمة العالمية خطة إستراتيجية وخططاً تشغيلية واضحة محددة؟ وما الآلية المتبعة في إعداد الخطط؟
- نعم توجد خطة إستراتيجية شاملة للرحمة لمدة أربع سنوات، تتضمن رؤية الجمعية ورسالتها وقيمها ومجالات عملها (7 مجالات موزعة على 7 أهداف رئيسة، ولكل هدف رئيس أهداف تفصيلية ومؤشرات أداء لقياس مدى إنجازها)، وتتمخض عنها خطط تشغيلية تفصيلية لجميع الوحدات.
وتقوم جمعية الرحمة العالمية كل 4 سنوات بتشكيل فريق يمثل كافة وحدات العمل، وتقوم بعد ذلك على تشخيص وتقييم الواقع وفقاً للخطة الإستراتيجية للسنوات الأربع الماضية، وفق عدد من الآليات وبمنهجية علمية، منها الاستبيان والاستطلاع لكافة العاملين والمتعاملين مع الرحمة العالمية، ثم يتم تحليل نتائج التشخيص ومقارنتها مع تحليل نتائج التقييم السنوي للمؤشرات، وبناءً على ما تقدم يتم صياغة وبناء عناصر الخطة الإستراتيجية المتمثلة في “رؤية الرحمة العالمية خلال أربع سنوات، ورسالتها، وقيمها، ثم أهدافها ومبادراتها الإستراتيجية”، بشكل محكم ودقيق، ثم يتم وضع مؤشرات الأداء التي يتم التقييم بناءً عليها.
كيف يتم تقييم الخطة الإستراتيجية والتشغيلية؟
- يتم ذلك عن طريق وحدة الجودة والتقييم في الجمعية؛ حيث تقوم بالتقييم السنوي للخطة الإستراتيجية، والربع سنوي (كل 3 أشهر) للخطط التشغيلية بناءً على النتائج الآلية لمؤشرات الأداء المربوطة بالنظام آلياً، حيث يتم استخراجها وتحليلها، وإبراز النجاحات وتعزيزها، وملاحظة الإخفاقات وجوانب القصور، ثم يتم إعداد تقرير تقييم الربع سنوي للخطة التشغيلية لعرضه على المجلس التنفيذي للاعتماد وإصدار التوصيات اللازمة لتحسين الأداء المؤسسي على ضوء النتائج والملاحظات، مع متابعة تنفيذ تلك التوصيات.
حصلتم مؤخراً على شهادة «آيزو»، ما الإضافة التي أضافتها للجمعية؟
- نعم، حصلت جمعية الرحمة العالمية على شهادة «آيزو»، بعد مرحلة طويلة من التهيئة والإعداد والتصنيف والتوثيق وإعداد البنية التحتية اللازمة للحصول على الشهادة، بالتعاون مع فريق استشاري من جامعة الكويت، وفريق داخلي من الجمعية، ثم تم التعاقد مع شركة «SGS" السويسرية العالمية، للقيام بالتدريب والتدقيق الخارجي، كما أن مواصفة "آيزو 9001 : 2015" هي نظام إدارة الجودة وفقاً لمعايير ومواصفات قياسية دولية يركز على توثيق كافة العمليات الداخلية الرئيسة وإجراءاتها التشغيلية ضمن نظام المؤسسة، كما تعتمد هذه المواصفة منهجية التفكير المؤسس على دراسة المخاطر، ووضع الضوابط الحاكمة لها لإلغائها أو تقليل تأثيرها على المؤسسة.
أما عن إضافة "آيزو" للجمعية، فقد قام بتنظيم وتوثيق كافة الإجراءات التشغيلية بنماذجها لجميع الوحدات بطريقة علمية موحدة معلومة عند جميع العاملين، وساهم في نشر ثقافة الجودة في أوساط العاملين، وترسيخ العمل بطريقة منهجية واضحة المعالم بعيداً عن العشوائية، ودراسة كافة المخاطر المحتملة ووضع المعالجات اللازمة لها.
حدثنا عن الأدلة ونظم العمل التشغيلية للإجراءات وتنفيذ المشروعات.
- هناك العديد من الأدلة التي قامت الجمعية بإنجازها ضمن الإجراءات التشغيلية لها، منها إنجاز الدليل الشامل لكافة الإجراءات التشغيلية (42 إجراء) بالاستفادة من منهجية «آيزو»، وإنجاز دليل معايير المشروعات الكبرى الذي يتضمن كافة إجراءات تنفيذ المشروعات الكبرى بجميع مراحلها، وإنجاز دليل الخبرات: تم استكتاب جميع العاملين في الرحمة العالمية قديماً وحديثاً، وتوثيق خبراتهم في إدارة العمل الخيري وتنفيذ المشروعات والأنشطة الخيرية، بالإشارة إلى أهم التجارب الناجحة، وكذلك الإخفاقات التي حصلت وكيف تم تجاوزها، أو ما الاحترازات التي تمنع حدوثها مرة أخرى.
ما منهجية الرحمة في الاهتمام بأداء الموظفين وإنجازهم ورضاهم الوظيفي؟
- التقييم (الربع سنوي) لقياس تطبيق جميع موظفي الرحمة لممارسات وإجراءات الجودة، لدينا 48 نموذج ممارسة لـ48 وظيفة قيادية وإشرافية وتنفيذية، تقيس مدى التزام كل موظف بمهامه وممارساته اليومية لأعماله، كما تم إنجاز استبيان الرضا الوظيفي 2018، وتقييم وتحليل النتائج وفقاً لمنهجية «NPS Net Promoters Score" لقياس درجة الرضا والولاء المؤسسي، كما تم إنشاء إدارة متكاملة متخصصة بإدارة الموارد البشرية، تعنى بشؤون ومصالح الموظفين وتأهيلهم وتدريبهم.
